Buchunganfragen & Reservierungsbestätigungen

Buchunganfragen & Reservierungsbestätigungen

Gast fragt Buchung an, was ist zu tun?

Ein Sprichwort besagt, Ordnung ist das halbe Leben. So ist es auch mit der Handhabung der Monteurzimmervermietung. Es ist wichtig, dem Kunden seine Buchungsanfragen zu beantworten, auch wenn mal kein Zimmer frei ist.Die Erstellung der Buchungsbestätigung sollte ebenfalls zeitnah erfolgen. In diesem Abschnitt gehen wir näher auf die Beantwortung von Buchungsanfragen und die Erstellung von Buchungsbestätigungen ein.

Beantwortung von Buchungsanfragen per E-Mail

Buchungsbestaetigung per EmailBei der Beantwortung von Anfragen per E-Mail ist es in erster Linie wichtig, schnell zu sein. Der Mensch ist von Natur aus eher ungeduldig, und wenn er nicht schnell eine Antwort auf seine Anfrage bekommt, bucht er einfach eine andere, ebenfalls ansprechende Unterkunft. Um es sich hier leicht zu machen, empfehlen wir Ihnen, sich Textbausteine in Ihrem E-Mail-Programm einzurichten. Da die Antworten meist gleich ausfallen, können Sie hiermit viel Zeit sparen und somit zeitnah antworten. Auch wenn Ihre Wohnung für den angefragten Zeitpunkt nicht mehr zur Verfügung steht, sollten Sie in jedem Fall antworten. Der Interessent mag so ein anderes Mal auf Sie zurückgreifen, weil er Ihre rasche Rückmeldung in positiver Erinnerung behält. Wenn Sie nicht antworten, hat er eher ein negatives Bild von Ihnen und Sie fallen eventuell aus der Liste potenzieller Vermieter heraus. Des Weiteren sollten Sie in Ihren E-Mails immer auf Ihre Website verweisen. Bei Monteuren ist der Zeitraum, in dem Sie ein Zimmer suchen, festgelegt, aber bei Feriengästen sollten Sie immer ein alternatives Angebot machen. 

Achtung: Es kommt immer mal wieder vor, dass Sie per E-Mail vorgetäuschte Anfragen für Ihre Wohnung bekommen. Leider verstecken sich hinter solchen E-Mails häufig betrügerische Absichten. Diese können Sie häufig daran erkennen, dass die Grammatik sehr schlecht ist, Unklarheiten bezüglich der angefragten Termine auftreten, unterschiedliche Namen genutzt werden und unnötige Informationen zu den Zahlungen in der E-Mail stehen. Natürlich ist eine schlechte Grammatik nicht immer ein ausschlaggebendes Kriterium für eine falsche Anfrage. Vertrauen Sie hier einfach Ihrem Bauchgefühl. Wenn Sie den Eindruck haben, dass Sie Ihre Wohnung an diesen Gast lieber nicht vermieten wollen, dann tun Sie es auch nicht. 

Beantwortung von Buchungsanfragen per Telefon

Ebenso wie die Beantwortung der Anfragen per E-Mail sollten Sie vor allem eine gute Erreichbarkeit via Telefon gewährleisten. Geben Sie neben Ihrer Festnetznummer auch immer Ihre Handynummer an. Buchungsanfragen werden nach wie vor häufig über das Telefon vorgenommen, da dieses Medium für Unternehmen und Monteure die schnellste und persönlichste Kommunikationsmöglichkeit darstellt. Schnelligkeit ist hier auch das entscheidende Kriterium. Eine direkte Erreichbarkeit der Vermieter ist etwa für Disponenten von Unternehmen die wichtigste Voraussetzung, um ihren Mitarbeiter ohne größeren Zeitverlust eine passende Bleibe am Einsatzort organisieren zu können. Sind Sie also nicht erreichbar, suchen sich diese potenziellen Mieter ganz schnell den nächsten Vermieter. Wir haben diese Erfahrung nicht zuletzt in jahrelanger Praxis gemacht und können Ihnen versichern, dass die telefonische Erreichbarkeit für diese Zielgruppe von größter Bedeutung ist. 

Falls Sie vorübergehend nicht erreichbar sein sollten, richten Sie zu Hause einen Anrufbeantworter ein und nutzen Sie die Mailbox-Funktion Ihres Handys. So können potenzielle Gäste Buchungen oder sonstige Anfragen, auch in Ihrer Abwesenheit, mitteilen. Vergessen Sie nicht, in der Bandansage den Namen Ihrer Monteurunterkunft, Ihren Namen und eine alternative Handynummer für Rückrufe anzugeben. Darüber hinaus empfiehlt es sich, bei Abwesenheit eine Weiterleitung der eingehenden Anrufe vom Festnetz auf Ihr Handy einzurichten, sodass Sie die Zahl verpasster Anrufe auf ein Minimum reduzieren. Natürlich müssen Sie nicht jede Sekunde Ihr Handy parat haben und ein verpasster Anruf ist keine Katastrophe. Doch unterschätzen Sie bitte auf keinen Fall die Bedeutung einer möglichst schnellen und durchgängigen Erreichbarkeit. Viele Gäste melden sich auch nicht nur zu den üblichen Geschäftszeiten, sondern rufen häufig nach Feierabend oder auch am Wochenende an. 

Doch nicht nur Sie sollten erreichbar sein. Stellen Sie daher auch den Kontakt zu Ihren zukünftigen Gästen sicher, indem Sie sich eine Telefonnummer geben lassen, über die Sie den Mieter erreichen können. Führen Sie Ihren Belegungskalender mit sich, damit Sie sofort nachsehen können, ob Ihre zu vermietende Wohnung/ Ihre zu vermietendes Zimmer für den angefragten Zeitraum noch zur Verfügung stehen.

Erstellung der Buchungsbestätigung

Jeder, der schon einmal ein Hotelzimmer gebucht oder etwas im Internet bestellt hat, erhält eine Bestätigung der Buchung oder des Einkaufs. Das ist bei der Vermietung von Monteurunterkünften nicht anders.

Wenn Sie jemand kontaktiert, sei es per E-Mail oder per Telefon, und Sie sich über die Mietkonditionen einig sind, sollten Sie Ihrem neuen Mieter eine Bestätigung und einen Mietvertrag zukommen lassen. Wenn Sie Ihre Unterkunft als Gastwirt gewerblich vermieten, handelt es sich um einen Gastaufnahme- bzw. Beherbergungsvertrag, sodass das Versenden eines Mietvertrags nicht erforderlich ist. Der am häufigsten praktizierte Weg ist das Versenden der Unterlagen per E-Mail. Sie können diese aber auch per Telefax oder Post verschicken. Wenn Sie Ihre Wohnung für länger als ein Jahr vermieten, muss der Vertrag das sogenannte Schriftformerfordernis erfüllen. Das heißt, der Vertrag muss in Papierform per Post versendet werden. 

Den Mietvertrag kann der Mieter dann lesen, unterschreiben und Ihnen bei Einzug übergeben. In der Rubrik Mustervorlagen finden Sie einen Mustermietvertrag für die kurzfristige Vermietung, der übersichtlich und schnell auszufüllen ist. Auf diese kleine Formalität sollten Sie Wert legen, denn so sind beide Parteien im Streitfall abgesichert. Getreu dem bekannten Sprichwort: „Wer schreibt, der bleibt“. Was die finanziellen Belange betrifft, sollten Sie immer alles schriftlich festhalten, um am Ende nicht leer auszugehen.

HINWEIS: Es ist möglich, dass der Mieter trotz Bestätigung und eventueller Anzahlung nicht anreist oder kurz zuvor absagt. An dieser Stelle kommt die Frage auf, ob und was der abgesprungene Mieter bezahlen muss. Dies ist abhängig von Ihren AGB. Sie können hier zum Beispiel festhalten, dass der Mieter bei einer Absage von weniger als 14 Tagen vor dem eigentlichen Mietbeginn trotzdem den gesamten Betrag zu zahlen hat. Weitere Informationen finden Sie hier.

Stets eine Bestätigung erstellen!

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