Offene Rechnungen - was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?

Zahlungsrückstand oder gar kein Geld?

Leider kennen einige Vermieter das Problem zu gut – offene Rechnungen. Ein Gast nimmt die Unterkunft in Anspruch, zahlt aber nicht oder gerät in Zahlungsrückstand. Aus eigener Erfahrung weiß man, dass es vorkommen kann, eine Rechnung nicht zu bezahlen. Doch Sie als Vermieter sind auf die Zahlung angewiesen. Sicher möchte man nicht zu hart reagieren, aber eine erbrachte Leistung muss bezahlt werden. Was können Sie tun? Wie reagieren Sie richtig? Wie kann man abmahnen?

Wie gehen Sie als Vermieter mit offenen Rechnungen um?

Dass ein Mieter nicht zahlt, kann natürlich verschiedene Gründe haben und in manchen Fällen haben die Gäste den Zahlungsrückstand schlicht vergessen. In erster Linie sollten Sie in dieser Situation stets professionell und konsequent Ihren Anspruch einfordern. Was das genau bedeutet, hängt natürlich, wie so oft, vom Einzelfall ab.

Zunächst einmal gilt es, jederzeit die Finanzen umfassend im Blick zu behalten. So verlieren Sie säumige Kunden nicht aus den Augen und können sie zeitnah kontaktieren. Der Faktor Zeit spielt schließlich bei vielen Zahlungsunregelmäßigkeiten eine wichtige Rolle. Je früher Sie den jeweiligen Grund für eine offene Rechnung in Erfahrung bringen, umso schneller lässt sich das Problem in aller Regel lösen. Um Zahlungsausfällen vorzubeugen, vereinbaren Sie am besten Vorauskasse oder bei einem längerfristigen Aufenthalt sogenannte Abschlagszahlungen, die Sie wöchentlich oder monatlich einfordern.

Warum zahlt der Kunde nicht?

Der Kunde im Zahlungsrückstand Nicht selten liegt der Zahlungsrückstand an einer neuen Bankverbindung. Der häufigste Grund ist allerdings die Zahlungsunfähigkeit, aufgrund von Liquiditätsengpässen, durch Krankheit, Arbeitslosigkeit oder Überschuldung. Bevor Sie zum Mahnschreiben greifen, kontaktieren Sie den Schuldner. Erklären Sie ihm den Sachverhalt, fragen Sie nach seinen Gründen der Nichtbezahlung und weisen Sie ihn darauf hin, dass eine Zahlung innerhalb eines festgesetzten Zeitraums erfolgen muss. Die Zahlungserinnerung erfolgt dann nochmals in schriftlicher Form. Ihre Zahlungserinnerung ergänzen Sie mit folgendem Hinweis: „sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten haben, betrachten Sie diese Erinnerung bitte als gegenstandslos“. Sollte der Schuldner nicht auf die Zahlungserinnerung reagieren, ist es Zeit das erste Mahnschreiben zu versenden.

Inkassobüro einschalten

Eine weitere Möglichkeit, bei der Sie kein Kostenrisiko tragen, ist die Beauftragung eines Inkassobüro. Im Fall, dass der säumige Mieter seine Schulden an diese Inkassofirma zahlt, erhalten Sie dann 100% des Rechnungsbetrags. Die Kosten, die für das Inkassounternehmen anfallen, muss der Schuldner zusätzlich zahlen. Der Vorteil für Sie: zahlt der säumige Mieter die Forderung nicht, bezahlen Sie keine Bearbeitungskosten oder Gebühren an die Inkassofirma. Solten Sie sich für eine Inkassofirma entscheiden, empfehlen wir Ihnen zertifizierte und seriöse Firmen zu wählen.

Mahnen - wie oft darf man und was passiert danach?

Als Gläubiger haben Sie die Möglichkeit, Ihren säumigen Schuldner bis zu dreimal anzumahnen. Vermeiden Sie beim ersten Mahnschreiben den Betreff „Erste Mahnung“, da es dem Gläubiger signalisiert, dass eine weitere folgen wird und er so die Zahlung weiter hinauszögert.

Achten Sie auf folgende Informationen in der Mahnung:

Betreffzeile mit korrekter Rechnungsnummer
Exakte Angabe von Absender und Empfänger
Neue Zahlungsfrist (maximal 7 bis 9 Tage) angeben
Informationen zu Zahlungsmodalitäten
Ihre Bankverbindung
Ihre Kontaktdaten, falls es Rückfragen gibt
Rechnungskopie beilegen

Hinsichtlich der Mahnschreiben sollten Sie zwei wichtige Fristen beachten!

Verzugsfrist (30 Tage): nach dieser Frist können Sie für den entstandenen Schaden Zinsen erheben, ohne dies dem Schuldner mitteilen zu müssen
Verjährungsfrist (3 Jahre): innerhalb dieser Frist müssen Sie die Zahlungsforderung geltend gemacht haben, andernfalls erlischt der vollständige Anspruch auf Begleichung der Rechnung. Die Rechnung kann nach Ablauf von drei Jahren nach Fälligkeitsdatum nicht mehr eingeklagt werden

Alle Mahnungen sollten Sie unbedingt per Einschreiben mit Rückschein versenden. So können Sie stets nachweisen, dass der Schuldner Ihre Zahlungsforderungen erhalten hat.

Der letzte Schritt - die gerichtliche Mahnung

Haben alle Mahnungen, evtl. auch über ein Inkassobüro keinen Erfolg, bleibt Ihnen nur noch die gerichtliche Mahnung. Für eine gerichtliche Klageaufnahme müssen Sie alle Dokumente bereitstellen, um die vorangegangenen Mahnungen „lückenlos“ zu belegen. Dem Schuldner wird ein Mahnbescheid vom Mahngericht zugestellt. Sie haben die Möglichkeit, die Forderung anzumelden. Der Schuldner kann innerhalb von 14 Tagen dem Bescheid widersprechen oder nicht. Sollte dieser dem Bescheid widersprechen, müssen Sie die Sache an einen Rechtsanwalt übergeben. Der strebt dann eine weitere gerichtliche Klärung an. Sollte kein Widerspruch eingereicht werden, erhalten sie einen Titel und können die Summe pfänden. Der Mahnbescheid kann auch eine drohende Wirkung haben, so dass der Schuldner sich entschließt, zu zahlen. Problematisch wird es, wenn die Firma zahlungsunfähig ist oder im Ausland ihren Sitz hat.